5 cosas que puedes controlar al compartir un documento de Google

¿Quién no se ha dado cuenta que vivimos en una era completamente digital? Actualmente colaborar con nuestros compañeros de trabajo desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, se ha vuelto una forma de laborar básica en las empresas, y no precisamente para estar al último grito de la moda en tecnología, sino porque hoy, ser altamente productivos, es una exigencia no solo de los altos directivos, si no de nuestros clientes, proveedores, nuestra competencia en el mercado e incluso nosotros mismos al tener la visión de ascender en la empresa o crecer nuestros propios negocios.


Actualmente existen muchas opciones para lograr esto, quizá has escuchado de Office 365 y G Suite o anteriormente llamado Google Apps for work, pero, como bien es sabido, G Suite de Google tiene toda una sección destinada a la colaboración entre los usuarios: Hojas de cálculo, Documentos, Presentaciones, Formularios y Sites.

Por otro lado, así como Google nos ofrece esta facilidad de compartir y editar documentos entre usuarios, también estamos conscientes de que toda la información que circula en tu empresa es muy valiosa, es por esto que la seguridad de los documentos con G Suite puede llegar tan lejos como tu quieras. Además de la consola de administrador que puede ser configurada con los más altos estándares de seguridad, cada uno de los usuarios pone sus propios parámetros.



Así es que, conocerás 5 cosas que puedes controlar al compartir un documento de Google:


1. Controla las opciones para compartir un documento en G Suite: Al compartir un enlace a un archivo, puedes controlar en qué medida quieres compartirlo.


*Público en la Web: cualquier persona puede encontrar el archivo en Google y acceder a él, sin necesidad de iniciar sesión con su cuenta de Google.


*Usuarios que tengan el enlace: cualquier usuario que tenga acceso al enlace podrá acceder a tu archivo sin tener que iniciar sesión en su cuenta de Google.


*Usuarios con tu dominio: cualquier persona que inicie sesión en otra cuenta de tu trabajo podrá buscar el archivo y acceder a él si tiene el enlace.


*Desactivado: Solo tú puedes ver este archivo.


*Determinados usuarios: Solo las personas que tu elijas, al compartirles el archivo podrán acceder a él.


2. Permisos sobre el documento para los usuarios que tienen acceso a él como: Ver, Comentar o Editar. Puedes compartir de dos maneras un archivo de Google, ya sea mediante un enlace con el que otros usuarios podrán acceder o introduciendo los correos de estos usuarios desde el mismo archivo, Google se encargará de enviarles una notificación a sus correos con un acceso al documento y en su Drive podrán encontrarlo en la sección: Compartido conmigo. En ambos casos, el propietario del documento podrá decidir quién puede solo ver el documento, quién solo comentar y quién editar el contenido.


3. Evitar que tus archivos sean compartidos, impresos o copiados: De forma predeterminada, a las personas que les has dado permiso de editar tus archivos compartidos podrán:


1. Compartir el archivo con otros usuarios

2. Añadir o eliminar a ciertos usuarios y

3. Copiar, imprimir o descargar el archivo.


Pero, si necesitas que alguien edite un archivo y quieres evitar que lo pueda compartir a otros usuarios, descargar, copiar o imprimir, basta con: Hacer clic en Compartir o en el icono ➞ clic en Avanzada ➞ Marca la casilla de "No permitir descargar, imprimir o copiar elementos a lectores y personas que añaden comentarios"➞ clic en Guardar cambios y ➞ clic en Listo.


4. Dejar de compartir un archivo: Si compartes un archivo con otras personas, el propietario y cualquiera que tenga permiso para editar ese archivo pueden cambiar las opciones, así es que tu podrás controlar tus archivos si quieres dejar de compartirlos o eliminarlos.


*Para dejar de compartir: Haz clic en Compartir o en el icono ➞ clic en Avanzada ➞ clic en Eliminar “X” junto al nombre de la persona con la que quieras dejar de compartir el archivo o la carpeta y ➞ Clic en Guardar cambios.


*Para Eliminar un enlace a un archivo: Al eliminar el enlace a un archivo, solo podrán seguir viéndolo las personas con cuyos nombres o direcciones de correo electrónico lo hayas compartido. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir ➞ Junto a "Cualquier usuario que reciba el enlace", haz clic en la flecha hacia abajo ➞ clic en Más ➞ clic en el círculo junto a Desactivado: determinados usuarios ➞ clic en Guardar y ➞ clic en Listo.


*Para Eliminar un archivo compartido: Si eliminas un archivo compartido del que eres propietario las personas que puedan ver, comentar o editar el archivo podrán realizar una copia de este hasta que lo elimines definitivamente. Para eliminar definitivamente el archivo, localízalo en la papelera ➞ haz clic en él y, ➞ clic en Eliminar para siempre . Si eliminas un archivo compartido del que no eres propietario: Se eliminará de tu servicio Drive, pero otros colaboradores podrán seguir accediendo a él.

Para recuperar el archivo, abre un enlace que dirija al archivo ➞ clic en Archivo ➞ Añadir a Mi unidad.


5. Compartir archivos por tiempo limitado: Una vez que has compartido tus documentos, puedes querer que el archivo vuelva a estar en tu poder. En Google quiere atender este deseo y te ofrece una opción para que los documentos, las presentaciones y las hojas de cálculo puedan compartirse hasta una fecha determinada.

Para ello, una vez que selecciones el nombre o el correo electrónico de la persona con la que quieren compartirlo, aparecerá el símbolo de un reloj en el que podrán hacer clic para seleccionar la fecha de vencimiento en la que el acceso finalizará.

Eso sí, esta opción solo está incluida cuando se haya permitido ver o comentar el documento, pero no estará disponible si se han concedido permisos de edición.


Todo esto estará sujeto a las configuraciones que el administrador de G Suite en tu empresa establezca sobre las políticas para compartir documentos.


Pero ahora ya lo sabes, hay muchas cosas que puedes controlar al compartir un documento en Google, ¡Ponlas en práctica y vive una experiencia de colaboración total en tu empresa!


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