10 consejos para administrar la G Suite de Google.

La realidad es que Google nació para hacernos la vida fácil, desde encontrar información con un solo click en el buscador, hasta poder llegar a un destino fácilmente, ahora, Google ha encontrado la manera de llevar a nuestras empresas ésa facilidad de hacer las cosas con herramientas completamente intuitivas, así es que, ¿Cómo administrar G Suite? no es una pregunta frecuente de nuestros clientes, ya que la consola de administrador no debería necesitar un manual.

Si eres nuevo en este mundo de innovación, en primer lugar, ¡Felicidades! estamos seguros que es el primer y más importante paso a la transformación digital de tu empresa, y en segundo lugar, te damos 10 consejos para facilitar aún más la administración de tu G Suite:


1. Añade a usuarios y administra servicios en la Consola de Administración de Google

Para que los miembros de tu organización puedan empezar a utilizar G Suite, debes añadirlos a tu cuenta. Puedes hacerlo desde cualquier ordenador o incluso con tu dispositivo móvil a través de la Consola de Administración de Google. En cualquier navegador web, ve a admin.google.com e inicia sesión con tu nombre de administrador y tu contraseña. También puedes utilizar la Consola de Administración para administrar las contraseñas, los servicios de los usuarios y el resto de aspectos de tu cuenta.


2. Añade capas de privacidad y seguridad en G Suite

Esta plataforma incluye un amplio número de funciones de seguridad clave diseñadas para mantener seguros los datos que guardes en nuestros sistemas. Asimismo, es aconsejable que sigas nuestras prácticas recomendadas de seguridad para añadir capas de seguridad (por ejemplo, la verificación en dos pasos, que permite mejorar la seguridad de las contraseñas y las medidas contra el spoofing para combatir el uso inadecuado del correo electrónico).


3. Controla el acceso de los usuarios a las funciones y los servicios

Al principio, la mayoría de los servicios aparecen activados para todos tus usuarios. Pero puedes utilizar tu Consola de Administración para desactivar servicios que no quieres que se utilicen, o bien para adaptar el funcionamiento de estos. Establece la misma configuración para todos o aplica políticas a distintos usuarios. Por ejemplo, podrías activar Hangouts únicamente para tu equipo de asistencia, o bien permitir que solo el departamento de marketing comparta sitios web de Google Sites públicos.


4. Cambia tu correo electrónico de empresa a Gmail

Los usuarios que añadas a tu cuenta de G Suite obtienen una dirección de correo electrónico en el dominio que facilitaste cuando creaste tu cuenta. Pueden utilizar esta dirección con tu servicio Gmail de G Suite. No obstante, si utilizan esta dirección con tu programa de correo antiguo, tú decides cuándo se realiza el cambio. El correo no empezará a llegar a sus cuentas de Gmail (y dejará de llegar a su programa anterior) hasta que no cambies los registros MX de tu dominio para que apunten a los servidores de Google. Consulta Configurar Gmail para tu equipo.


5. Utiliza los recursos de formación y de implementación de Google

Para ayudarte a garantizar una implementación de G Suite sin problemas para tus usuarios, Google ha preparado un amplio conjunto de recursos. Envía a tus usuarios al Centro de Aprendizaje de G Suite para que puedan acceder a guías de inicio rápido, vídeos y consejos dirigidos a los usuarios de empresa. Visita nuestro sitio web para planificar la implementación para consultar planes para la implementación, guías técnicas y plantillas para crear tu propio centro de aprendizaje.


6. Concede privilegios de administrador a tu plantilla de TI

Independientemente del tamaño que tenga tu organización, te recomendamos que repartas la responsabilidad de administrar tus usuarios y los servicios entre un determinado conjunto de usuarios de confianza. Para ello, otorga privilegios de administrador a esos usuarios. Cuando un administrador inicie sesión en su cuenta de G Suite, accederá a la Consola de Administración igual que tú. Por el contrario, los usuarios que no sean administradores, no verán la Consola de Administración cuando inicien sesión, sino que accederán directamente a su lista de servicios administrados.


7. Administrar lanzamientos de funciones para tus usuarios

G Suite es 100% web, por lo que tú y tus usuarios recibirán nuevas funciones y actualizaciones de forma automática sin tener que instalar o actualizar software. No obstante, puedes realizar fácilmente un seguimiento de los próximos lanzamientos a través de nuestro calendario de lanzamientos o en el blog. También puedes controlar cuándo estarán disponibles las nuevas funciones. Para ello, configura los lanzamientos de funciones de G Suite para los usuarios.


8. Administra de forma remota tu flota móvil

Utiliza tu Consola de Administración para administrar los dispositivos móviles de los usuarios. Entre otras muchas utilidades, podrás aplicar políticas de seguridad a tu flota móvil y eliminar de forma remota los datos de los dispositivos perdidos o robados.


9. Realiza un seguimiento del uso y de las tendencias

Controla cómo se utilizan los servicios concretos en tu organización. Para ello, consulta los informes y gráficos de uso en tu Consola de Administración. Analiza el uso de la colaboración de tu equipo, identifica patrones de seguridad no deseados y realiza un seguimiento de otras tendencias.


10. Añade dominios de forma gratuita

Si tu organización adquiere un nuevo nombre de dominio o desarrolla su actividad en varios dominios, puedes añadir todos tus dominios a tu cuenta sin ningún coste adicional. De esta forma, los usuarios pueden tener identidades en uno o varios de tus dominios, al tiempo que comparten servicios como parte de una única organización.



Te voy a dar un consejo más, 11: ¡Recurre a tu partner! Los partners locales estamos para ayudarte, desde darte un precio preferencial comparado con el general que ofrece Google, hasta capacitarte o brindarte el soporte que requieres. ¡Estamos para ayudarte! En SIMC somos tu partner de G Suite en Guadalajara.


Te invitamos a personalizar tu Suite de acuerdo a las necesidades de tu empresa, a tener el control de la privacidad, a reforzar la seguridad de tu información más preciada y a hacer que cada uno de tus usuarios aproveche al 100% todas las herramientas que tienen con Google apps, actualmente llamada G Suite.

Si quieres saber qué tanto aprovechamiento estás dando a las herramientas de G Suite y explotarlas al máximo,

¡Solicita un análisis gratuito aquí!

Entradas destacadas
Entradas recientes
Archivos
Buscar por etiquetas
Únete a nuestra comunidad
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square

Comunidad

  • YouTube
  • Facebook - White Circle
  • Twitter - White Circle
  • LinkedIn - White Circle
  • Instagram - Círculo Blanco

SIMC ® - Todos los derechos reservados 2020.